1. Voor wervingsdoeleinden 

(a) Wat houdt dit in?

Wanneer je solliciteert op een vacature of wanneer je je aanmeldt en/of surft op de website van Imperial Brands, nemen wij de door jou verstrekte persoonsgegevens op in onze wervingsdatabase. Wij verwerken jouw persoonsgegevens om onze wervingsdatabase te kunnen beheren en om contact met je op te kunnen nemen. Op deze manier kunnen wij je informeren over nieuwe vacatures of je uitnodigen voor activiteiten die verband houden met de werving.

 

(b) Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
De verwerking van jouw persoonsgegevens voor dit doeleinde vindt plaats op basis van jouw expliciete toestemming. Daarnaast heeft Imperial Brands een gerechtvaardigd belang om deze persoonsgegevens te verwerken.  

Toestemming: Door jouw gegevens aan Imperial Brands te verstrekken en aan te vinken dat je akkoord gaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens (waaronder toestemming voor het gebruik van cookies),  stem je er mee in dat jouw persoonsgegevens worden verwerkt voor het in dit artikel beschreven doeleinde. Je hebt het recht om jouw toestemming op ieder gewenst moment in te trekken. De intrekking van jouw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van jouw toestemming vóór de intrekking.

Gerechtvaardigd belang:

Imperial Brands wil graag werken met de beste mensen op de juiste plaats binnen haar organisatie. Zij spant zich actief in om in contact te komen met de beste kandidaten die graag het team bij Imperial Brands  willen komen versterken. Het kan zijn dat Imperial Brands specifieke vacatures heeft, maar ook open sollicitaties zijn welkom. Imperial Brands heeft een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken van kandidaten die hebben aangegeven interesse te hebben in een positie bij Imperial Brands.  Het kan immers zijn dat een specifieke functie al is vervuld, maar er mogelijk in de toekomst een andere interessante positie vrijkomt. Imperial Brands wil jou daar in de toekomst graag over informeren en ook om die reden worden jouw persoonsgegevens gedurende een beperkte periode bewaard.   

Imperial Brands verzamelt met name jouw persoonsgegevens ten behoeve van haar gebruikelijke bedrijfsvoering. Imperial Brands kan jouw gegevens ook gebruiken om je te informeren en om onze relatie met jou te onderhouden. Jouw persoonsgegevens kunnen ook nodig zijn voor onze eigen interne administratie, voor HR doeleinden, en om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Jouw persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de hierboven benoemde en beschreven doelen, of voor doelen die daarmee verenigbaar zijn.

(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Tijdens jouw gebruik van de Imperial Brands werkenbijwebsite kunnen wij uiteenlopende persoonsgegevens van jou verzamelen. Deze gegevens kunnen door jezelf worden verstrekt, bijvoorbeeld indien jij je op onze website aanmeldt als gebruiker of wanneer je contact met ons opneemt om een andere reden. De gegevens gegenereerd door jouw gebruik van de website kunnen ook automatisch worden verzameld.

De persoonsgegevens die we van je kunnen verzamelen, zijn onder meer: naam, titel, land van verblijf, contactgegevens (zoals jouw adres, (mobiele) telefoonnummer, e-mail adres, administratieve gegevens, interesses of voorkeuren die je eventueel verstrekt, zakelijke gegevens (zoals jouw functie, werkgever of opdrachtgever, of contractgegevens), en informatie over jouw bezoek aan de website (zoals IP adres, provider, browsertype, pagina's geopend op de website, tijdstip van bezoek). We kunnen ook bepaalde persoonsgegevens van jou verkrijgen door gebruik te maken van cookies, zie hiervoor ons cookie beleid. Cookies zijn tekstbestanden die de browser 'onthoudt' en op verzoek van de website op jouw computer bewaart. Met behulp van de cookie, in de functie van geheugensteuntje, kan de website bepaalde informatie onthouden zodat dit niet opnieuw hoeft te worden ingetypt. Zie hieronder voor meer informatie over ons cookie beleid.

Daarnaast verwerken wij jouw contactgegevens, foto's, informatie in het kader van de werving (zoals jouw cv, werkervaring, opleidingsgegevens, etc.) en correspondentie met Imperial Brands over sollicitaties (waaronder referenties).

Indien jouw sollicitatie succesvol is, zullen wij jou vragen om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen. Wij zullen hierbij aangeven welke gegevens worden gecheckt, waarna jij wordt verzocht om de VOG aanvraag te versturen.

(d) Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Voor dit doeleinde worden jouw persoonsgegevens zo lang bewaard als nodig is om het wervingsproces af te ronden.  Binnen 4 weken nadat het wervingsproces is afgerond, worden jouw persoonsgegevens verwijderd. Indien wij redelijkerwijs verwachten in de nabije toekomst andere interessante vacatures voor je te hebben, kunnen wij jouw persoonsgegevens ook voor deze doeleinden bewaren, maar in elk geval zullen wij jouw persoonsgegevens niet langer dan 1 jaar bewaren. Wij bewaren jouw gegevens enkel als je hiervoor toestemming hebt gegeven.

(e) Wie hebben toegang tot jouw persoonsgegevens?

Jouw gegevens worden alleen gebruikt voor zover nodig is in het kader van de in deze paragraaf genoemde wervingsdoeleinden en dan alleen door daartoe door Imperial Brands aangewezen medewerkers of ander personeel voor of namens Imperial Brands. Hieronder valt mede personeel van alle groepsmaatschappijen of externe partijen voor zover deze partijen in opdracht namens Imperial Brands verwerken ten behoeve van door Imperial Brands vastgestelde doelen. Imperial Brands verplicht deze externe partijen om net zulke strenge veiligheidsmaatregelen te nemen als zij zelf heeft genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Behoudens de ter beschikkingstelling aan de hiervoor genoemde partijen zal Imperial Brands jouw persoonsgegevens niet aan derden ter beschikking stellen, tenzij dit noodzakelijk is om eventuele wettelijke verplichtingen na te komen. Voor zover sprake is van doorgifte van jouw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") wordt voldaan aan de wettelijke vereisten voor een dergelijke gegevensoverdracht. Zo maakt Imperial Brands gebruik van functionele, analytische en cookies, Het plaatsen van deze en andere cookies zoals in dit Privacy Statement is omschreven, kun je weigeren, door jouw toestemming te onthouden of om jouw browser zo in te stellen dat je tijdens het volgende gebruik van de website geen cookies ontvangt. Voor meer informatie verwijzen wij je naar ons cookie beleid (zie hieronder).

 

2. Om een arbeidsovereenkomst of dienstverleningsovereenkomst met jou aan te gaan 

(a) Wat houdt dit in?
Wanneer wij jou een dienstverband bij Imperial Brands aanbieden, verwerken wij jouw persoonsgegevens om een arbeidsovereenkomst op te stellen en te verwerken. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor het sluiten, uitvoeren en beëindigen van jouw arbeidsovereenkomst. Wij nemen jouw persoonsgegevens tevens op in onze HR-database.

(b) Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van jouw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
De door jou aan Imperial Brands verstrekte persoonsgegevens zijn nodig om jouw arbeidsovereenkomst uit te kunnen voeren en om Imperial Brands in staat te stellen te voldoen aan de wettelijke verplichtingen in verband met jouw arbeidsovereenkomst, zoals de verwerking en afdracht van sociale premies, pensioenen, etc.

 

(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij voor zover relevant, jouw contactgegevens, geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, foto's, burgerservicenummer, gegevens van jouw identiteitsbewijs of paspoort, verklaring van jouw arbeidssituatie,  informatie in het kader van de werving (zoals werkervaring en opleidingsgegevens), gegevens over jouw functie en positie (al dan niet ten behoeve van jouw personeelsdossier), gegevens van jouw werkvergunning, beschikbaarheid, arbeidsvoorwaarden, belastinggegevens, verzekeringsgegevens, betalingsgegevens en locatie en organisaties.

 

(d) Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Voor dit doeleinde worden jouw persoonsgegevens na beëindiging van jouw arbeidsovereenkomst bewaard (i) zo lang Imperial Brands wettelijk verplicht is om jouw persoonsgegevens te bewaren en/of (ii) indien Imperial Brands een gerechtvaardigd belang heeft  om de juridische belangen van  Imperial Brands te beschermen. Na het verstrijken van deze periode worden jouw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderd.

 

(e) Wie hebben toegang tot jouw persoonsgegevens?

Jouw gegevens worden alleen gebruikt voor zover nodig in het kader van de in deze paragraaf genoemde doeleinden en dan alleen door daartoe door Imperial Brands aangewezen medewerkers of ander personeel voor of namens Imperial Brands. Hieronder valt mede personeel van alle groepsmaatschappijen of externe partijen voor zover deze partijen in opdracht namens Imperial Brands verwerken ten behoeve van de door Imperial Brands vastgestelde doelen. Imperial Brands verplicht deze externe partijen om net zulke strenge veiligheidsmaatregelen te nemen als zij zelf heeft genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Behoudens de ter beschikkingstelling aan de hiervoor genoemde partijen, zal Imperial Brands jouw persoonsgegevens niet aan derden ter beschikking stellen, tenzij dit noodzakelijk is om eventuele wettelijke verplichtingen na te komen.

 

HOE BESCHERMEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Het versturen van informatie via het internet is niet altijd veilig. Wij kunnen de veiligheid van de informatie niet garanderen tijdens het moment van versturen naar onze website. Dit is op jouw eigen risico. Echter vanaf het moment dat jouw informatie door ons is ontvangen, nemen we voortdurend passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, verlies, verwijdering, openbaring en oneigenlijk gebruik, en om de juistheid en integriteit van jouw persoonsgegevens te bewaken. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.

 

HOE KUN JE JOUW RECHTEN UITOEFENEN?

Indien je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Imperial Brands of indien je jouw persoonsgegevens die Imperial Brands heeft verwerkt, wilt inzien, laten verwijderen, laten corrigeren, wijzigen, bezwaren hebt tegen de verwerking of hangende deze verzoeken jouw recht van beperking wil inroepen, kun je contact opnemen met Imperial Brands via de onderstaande contactgegevens. Imperial Brands zal in beginsel binnen één maand inhoudelijk op jouw verzoek reageren. 

Indien je een klacht hebt over de verwerking van persoonsgegevens door of namens Imperial Brands dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Afdeling HR,  Imperial Brands

sollicitatie@nl.imptob.com

Mei 2019